Tamamen dijital bir çalışma biçimine giden yolda, birçok kuruluş başlangıçta kısa vadede bilgi arama karmaşasını azaltmayı seçer. Fiziksel belgelerin depolanması bir belge tarayıcısı ile desteklenir veya değiştirilir. Örneğin, makbuzlar taranır ve termal kâğıt çoktan solmuş olsa bile on yıl boyunca dijital olarak saklanır.

İşlevsellik, verimlilik ve yasal kesinlik, bulunduğunuz lokasyona ve sektöre bağlı olarak belirli standartları karşılamalıdır. Ayrıca, belgeleri yalnızca tarama yoluyla dijitalleştirmekle kalmayıp, aynı zamanda bulunabilmeleri ve erişilebilmeleri için endeksleyebildiğinizden de emin olmalısınız. Bu, doğru bilgiye saniyeler içinde arama yoluyla ulaşabilmek için her metin satırının dijitalleştirilmesi anlamına gelir.

Buna bir çözüm getirmek için belge yönetim sistemleri (DMS) kullanılabilir. Bunlar tüm bilgileriniz için dijital arşivlemeyi mümkün kılar. Ayrıca gelen belgeleri, faturaları veya irsaliyeleri tararken de size destek olurlar. Bu şekilde, ilgili tüm dosyalara tek bir dijital yerde sahip olursunuz ve depolama alanınızı buluta veya kendi sunucu altyapınıza geçirebilirsiniz.

Sonuç yetkili çalışanlarınız konumlarından veya cihazlarından bağımsız olarak ilgili tüm verilere erişebildikleri için gelişmiş bir iş akışıdır. Ayrıca, dijital erişim parolalara, kimliklere ve IP adreslerine bağlanabildiği için kritik belgeleri yetkisiz erişime karşı daha kolay koruyabilirsiniz. VPN sistemleri, hareket halindeyken veya ev ofisten dosyalara erişimi iş yerindeki kadar güvenli hale getirir.

Ayrıca DMS'deki sözleşmelerin yasal geçerliliğini elektronik imza ile sağlayabilirsiniz.